[ 3 ] O lean (ou o Six Sigma) é muito mais do que ‘ferramentas’

É impressionante o número de relatos de implementação de esforços de melhoria (Lean, Six Sigma, Lean Six Sigma, Process Excellence, etc...) que se concentram na utilização das ferramentas.

Ferramentas? Quais ferramentas? Perguntarão alguns… Outros dirão: “E há outra forma?”. É comum que apareçam artigos a destacar a importância dos “Value Stream Maps”, “Process Maps”, SIPOC’s, Supermercados, 5S’s, entre outras das centenas de ferramentas de gestão que existem na “caixa”. Não é raro ouvir: “Para começar o ‘Lean’, primeiro faz-se um VSM (há quem lhe chame MIFA), e depois...”. Será???

Há ainda o síndrome das ferramentas: “tenho tantas... qual é que utilizo? Não interessa! Vamos por ordem alfabética!” Costumo dizer, aos meus interlocutores: “Para quem apenas tem um martelo, todo o ‘problema’ é prego!”. A reacção, geralmente, é a gargalhada geral – mas ainda há quem ponha as culpas na qualidade do martelo.

Na minha humilde opinião, um esforço de melhoria não nasce por acaso, nem daquilo que por aí se vê. Tem, forçosamente que nascer da forma como se pensa e da visão de futuro que se possa ter. Qualquer esforço de melhoria, nasce de um conjunto de regras e princípios, e não de um conjunto de ferramentas (na maior parte dos casos, disconexas e sem qualquer fio condutor que oriente na sua aplicação).

Sem dúvida que a utilização de ferramentas de melhoria, permite a resolução de um problema ou “endireitar” um determinado processo – em essência, mudanças físicas. Na verdade, a parte “leonina” da mudança está na cabeça das pessoas – acha que é à “martelada” que as vai obrigar a pensar de forma diferente? Na verdade só com novos princípios e regras conseguiremos alcançar a melhoria duradoura (ou ‘sustentável’, que está na moda) porque, se os velhos hábitos se mantiverem, pode ter a certeza que os velhos problemas voltarão à superfície (mais cedo ou mais tarde).

O que está a fazer para alterar os velhos paradigmas? Ainda haverá quem ‘ache’ que os problemas se resolvem por sorte? Ou à força?

[ 2 ] A mudança não pode ser feita em “part-time”

Apesar de ‘andar’ nisto há já alguns anos, ainda me espanto com a veleidade com que as pessoas encaram a melhoria contínua. Muitos continuam a acreditar (de forma quase fundamentalista) que a melhoria acontece por sorte ou por acaso. Há, ainda, quem pense que acontece á força!


No mundo actual, o que interessa (e é valorizado) é a resolução dos problemas de hoje, a reacção rápida e eficaz aos problemas que aparecem como cogumelos, e a obtenção de resultados HOJE (no máximo, amanhã!). Neste tipo de ciclo vicioso, é muito difícil, sequer, conceber ter tempo para pensar em melhorias (com pés e cabeça) que demorem mais do que uma semana a implementar.

Quando se deseja mudar, de facto, há que fazer as coisas de forma diferente – não podemos continuar a fazer o que sempre fizemos e esperar resultados diferentes – ah, pois é!

Uma das coisas que tem que se mudar é a atribuição de responsabilidades e autoridades (o famoso chavão, em Inglês, “empowerment”). Uma coisa é certa, e sem sombra de dúvidas, não se podem exigir reponsabilidades, sem a correpondente dose de autoridade. Pergunta directa e cristalina: Quem está a implementar os seus projectos de melhoria? Se a resposta for: “ Não sei bem o nome, mas é um dos moços, lá da Qualidade” arrisco a prever que dentro de pouco tempo se juntará ao grupo dos que afirmam: “Pois! Isso das melhorias é só teorias – mas aqui, é tudo mais difícil”.

Se quer, realmente, que o seu esforço de melhoria funcione (com resultados tangíveis) deverá designar alguém que trate do assunto a 100%, sem distrações. Adicionalmente, deverá levar em conta que o esforço de melhoria necessita de apoio continuado da gestão da empresa – em toda a linha e em todos os momentos. É mesmo necessário querer mudar/ melhorar.

Na próxima semana, abordarei o 3º tópico desta série – [ 3 ] – O Lean é muito mais do que apenas ferramentas.

[1] É preciso tempo

Tal como prometido, vou hoje começar a focar alguns dos factores a ter em conta durante a implementação de um qualquer esforço de melhoria contínua.

Já tinha abordado (ao de leve) que passamos tempos difíceis – cada vez é mais difícil singrar numa economia que está débil, os constrangimentos são crescentes e os sinais são contraditórios. Todos estamos muito atarefados a resolver problemas, a apagar ‘fogos’ e, ainda por cima, a procurar negócio (ou a tentar manter o pouco que existe). Tudo isto para dizer que “não temos tempo”, mas mesmo tempo para nada! Cada vez é mais comum ouvir: “Óh senhor, tenha juízo! Agora não é tempo para essas coisas!” ou ainda “Isso, agora, não é estratégico!” (!!!??? – Mais sobre o tema “Estratégia” para contribuições posteriores). Enfim, sinais bem claros que o tempo não abunda.

Uma coisa é certa, no esforço de melhoria contínua, tal como diz o velho ditado popular: “Roma e Pavia não se fizeram num dia”. Pois! Nem poderá esperar que o seja o seu esforço de melhoria contínua. Arrisco-me a dizer que rapidez do tipo “Vrrrruuuuuummmm, pim, já está” só está ao alcançe das refeições pré-cozinhadas (como no anúncio televisivo do Arroz de Pato, da Nobre – por sinal, bem bom!). Nem tão pouco é algo que produza resultados sustentados num trimestre ou em seis meses. Quem o diz ou não sabe, ou é consultor (uuuppps!)

A experiência diz-me que, no mínimo, só para consolidar os esforços iniciais e conseguir algumas mudanças duradouras pode levar entre 1 e 2 anos. E isto se tudo correr bem! E a partir daí, a viagem e o esforço nunca mais têm fim – é preciso não esquecer que a concorrência é forte (e assim devemos pensar, mesmo que não o seja) e não está a “dormir”.

Como? Ah,pois! Claro que workshops Kaizen (ou Rapid Improvement Events), ou os 5S’s podem gerar benefícios e melhorias de forma rápida, de forma localizada. O facto é que se o esforço não for bem pensado e sustentado, e não abranger as áreas de suporte, esses benefícios e melhorias têm tendência a deteriorar-se, voltando tudo ao estado inicial.

E aqui é que tudo começa a andar para trás, com crescente rejeição dos métodos e ferramentas, falta de paciência das pessoas e, finalmente, tudo volta a ser como “d’antes”.

Na próxima semana partilharei alguns tópicos sobre ‘A mudança não pode ser feita em “part-time”’.

Melhorar ou não melhorar?

Hoje em dia e todos os dias, nestes tempos turbulentos e de profunda crise, que teima em sibilar por cima das nossas cabeças, somos bombardeados com eventuais soluções para ‘todos’ os nossos problemas. Muitas delas são apenas superficiais, outras focam-se demasiadamente na parte genérica (o que fazer), outras parecem a cura milagrosa de todos os males que nos assolam.


Arrisco-me a dizer que não existe, hoje em dia, uma única organização que não necessite de se reorganizar ou, pelo menos, repensar a forma como faz negócio. No entanto, a maioria das empresas aborda esta necessidade partindo do pressuposto que é possível “desenhar” o caminho futuro, de forma previsível, com base nas experiências do passado – na realidade, já não é suficiente eliminar os erros de ontem. Além do mais, foram muitas dessas experiências que nos colocaram neste estado.

Algumas pessoas chamam a este processo “ver o filme todo”. Outras, que se trata de identificar oportunidades, descobrir novas direcções e redefinir mercados. Seja como for, tudo se resume à existência de uma Visão e de planos práticos e exequíveis para a tornar em realidade. O verdadeiro segredo está na implementação.

Quem tem responsabilidades de gestão, todos os dias é confrontado com a necessidade de ‘cortar’, ‘corrigir’, ‘melhorar’, ‘mudar’ – procurar novos caminhos. Em cada um desses dias, esses profissionais, são bombardeados com as vantagens das metodologias de melhoria contínua (Lean Manufacturing, Lean Six Sigma, Six Sigma, Kaizen, etc...) e o que podem fazer. No entanto, existe muito pouca informação de cariz prático sobre como implementar estas metodologias e, mais importante, sobre como liderar um projecto destes. Seja qual for o caminho escolhido, é importante pensar nos detalhes.


A verdade é que cada empresa, que inicia este caminho, o faz em circunstâncias diferentes. Por isso, desde sempre que defendo que não há receitas mágicas, um único caminho correcto, uma só forma de fazer as coisas. Existem, isso sim, muitos factores a ter em conta e a considerar, antes de se iniciar o caminho da mudança.


Seja em empresas, congressos, seminários ou acções de formação, sempre que pergunto: “Quanto de vós já ouviram falar do’lean’?” Sem qualquer surpresa, quase todas as pessoas acenam positivamente. Quando pergunto: “E quantos estão a implementar?” o número de respostas positivas passa a cerca de metade. Muitas empresas não estão a fazer nada (ou quase nada), geralmente porque não sabem bem por onde começar! Além disso, as barreiras e dificuldades são muitas – e neste tempo de crise... têm muito mais em que pensar. A última questão, dirigida à metade que respondeu positivamente, é: “Quantos consideram os vossos esforços de implementação um sucesso extraordinário?”. Pois é... apenas uma resposta positiva (ou nenhuma, na maioria dos casos).


Claro! Os desafios encontrados são muito maiores do que se antecipava (ou do que os consultores venderam!).


Alguém me disse, um dia destes, que “Experiência não é aquilo por que se passou... é o que se tira do que que se passou” – a mensagem é óbvia: deveremos aprender, mas aprender muito, tanto dos sucessos como dos insucessos.


Os factores a ter em conta, são muitos. Nas próximas contribuições focarei alguns deles, em especial:


1. É preciso tempo
2. A mudança não pode ser feita em “part-time”
3. O lean (ou o Six Sigma) é muito mais do que ‘ferramentas’
4. A melhoria é um caminho que não tem fim
5. Esteja preparado para as resistências e dificuldades
6. São necessários Líderes, e não ‘managers’
7. Esteja preparado para investir – em tempo e pessoas
8. A melhoria não se limita à fábrica (ou às operações)
9. Não existem receitas mágicas
10. Não copie – aprenda

Ora vamos lá começar....

Olá a todos,
Esta é a primeira tentativa de iniciar um blogue em que vou tentar contar as muitas histórias e experiências que tenho tido o privilégio de viver, neste difícil mundo cheio de "crises" e vazio de soluções....
Veremos, nos próximos dias, o que sairá daqui...
Antecipadamente, obrigado a todos os que tiverem a "pachorra" de me ler!
Bem hajam